Verzeichnis durchsuchen

Informationen über die Funktionen, die oben im Portal zur Verfügung stehen, finden Sie unter Portalbanner-Funktionen.

Auf dieser Seite können Sie alle Dokumente im Portal durchsuchen. Das Knowledge-Verzeichnis ist ähnlich wie ein Windows Explorer-Dateisystem mit Baumstruktur aufgebaut, in dem Dokumente in Ordnern und Unterordnern organisiert sind.

Ein Ordner kann Dokumente aus verschiedenen Quellen, Unterordner sowie Links zu zugehörigen Communities, Ordnern, Portlets, Experten und Contentmanagern enthalten. Je nachdem, welche Berechtigungen Ihr Administrator vergeben hat, können Sie möglicherweise dem Verzeichnis Dokumente hinzufügen oder sich als Experte zu einem bestimmten Thema eintragen.

Wenn Sie das Verzeichnis öffnen, sehen Sie die Ordner und Unterordner, bei denen Sie mindestens über Lesezugriff verfügen.

• Zum Bearbeiten des Verzeichnisses (Hinzufügen oder Bearbeiten von Ordnern) klicken Sie auf Verzeichnis bearbeiten. Informationen über das Bearbeiten des Verzeichnisses finden Sie unter Verzeichnis bearbeiten.
  
  Hinweis: Damit Sie diese Schaltfläche sehen können, müssen Sie über die Berechtigung "Knowledge-Verzeichnis bearbeiten" verfügen. Außerdem müssen Sie zum Bearbeiten eines Ordners oder Dokuments mindestens über Bearbeitungszugriff für den Ordner bzw. das Dokument verfügen.

• Klicken Sie zum Öffnen eines Ordners oder Unterordners auf dessen Namen.

• Enthält der Ordner eine Beschreibung, wird sie als Tooltip angezeigt. Halten Sie zur Anzeige der Beschreibung die Maus über den Namen des Ordners.

Nach dem Öffnen eines Verzeichnisordners sehen Sie zusätzliche Elemente:

• Dokumente
• Optionen für die Anzeige von Dokumenten
• Unterordner und zugehörige Objekte

Dokumente

Links sehen Sie die Dokumente, bei denen Sie zumindest über Lesezugriff verfügen. Zu jedem Dokument sind die folgenden Angaben aufgeführt: ein Symbol, das den Dokumenttyp anzeigt (z. B. Webseite, PDF, Word-Dokument), der Name des Dokuments, die Beschreibung des Dokuments, das Datum der letzten Änderung, ein Link zur Anzeige weiterer Dokumenteigenschaften sowie ein Link mit dem URL zu diesem Dokument (sodass Sie einen Link zu diesem Dokument per E-Mail versenden können).

• Klicken Sie zum Öffnen eines Dokuments auf dessen Namen.

• Klicken Sie zum Anzeigen der Eigenschaften eines Dokuments unter der Dokumentbeschreibung auf den Link Eigenschaften.

• So weisen Sie andere Portalbenutzer auf ein Dokument hin:

1. Klicken Sie unter der Dokumentbeschreibung auf Dokumenten-Link senden.

2. Kopieren Sie den Text im Dialogfeld "Dokumenten-Link", und klicken Sie auf Schließen.

3. Fügen Sie in Ihrer E-Mail-Anwendung den Text in eine E-Mail-Nachricht ein und versenden Sie diese anschließend.

Wenn andere Portalbenutzer auf den URL in Ihrer E-Mail-Nachricht klicken, wird das Dokument geöffnet. Wenn ein Benutzer keine Anzeigeberechtigung für das Dokument hat, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

• Um Objekte mit einem bestimmten Tag zu suchen, klicken Sie unter der Dokumentbeschreibung auf das Tag.
  Weitere Informationen über Tags finden Sie unter Info zu Tags.

• So fügen Sie ein Tag einem Dokument hinzu:

1. Klicken Sie unter der Dokumentbeschreibung auf Tag hinzufügen.

2. Geben Sie das Tag, das Sie für das Dokument anwenden möchten, in das Textfeld ein.
   Mehrere Tags müssen durch Komma (,) getrennt werden.

3. Um das Tag zu speichern, klicken Sie an einer Stelle außerhalb des Textfeldes oder drücken die EINGABETASTE.

• So benennen Sie ein Tag um, das Sie einem Dokument hinzugefügt haben:

1. Setzen Sie den Cursor unter der Dokumentbeschreibung über das Tag-Symbol (), und klicken Sie auf Tag umbenennen.

2. Bearbeiten Sie im Textfeld das Tag.

3. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie an einer Stelle außerhalb des Textfeldes oder drücken die EINGABETASTE.

Hinweis: Sie können ein Tag, das Sie nicht hinzugefügt haben, nicht umbenennen. Für Tags, die Sie nicht hinzugefügt haben, wird das Symbol für ein schreibgeschütztes Tag angezeigt ().

• Um ein Tag zu löschen, das Sie einem Dokument hinzugefügt haben, setzen Sie den Cursor über das Tag-Symbol () und klicken auf Tag löschen. Danach klicken Sie im Dialogfeld zur Bestätigung auf OK.
  Hinweis: Sie können nur Tags löschen, die Sie hinzugefügt haben. Tags, die Sie nicht hinzugefügt haben, werden mit einem schreibgeschützten Tag-Symbol angezeigt ().

• Zum Einreichen eines Dokuments im Portal klicken Sie auf Dokumente einreichen. Informationen über das Einreichen von Dokumenten finden Sie unter Einreichen eines Dokuments.
  
  Hinweis: Damit Sie ein Dokument einreichen können, benötigen Sie mindestens Bearbeitenzugriff für den Ordner und mindestens Wählenzugriff für die Contentquelle, die den Zugriff auf das Dokument ermöglicht.

Am unteren Ende der Dokumentenliste sehen Sie Seitenzahlen, die anzeigen, wie viele Seiten mit Dokumenten im Ordner vorhanden sind.

• Um eine weitere Seite mit Einträgen anzuzeigen, klicken Sie auf eine Seitenzahl oder auf Nächste >>.

Optionen für die Anzeige von Dokumenten

• Zum Ändern der Sortierreihenfolge von aufsteigend auf absteigend und umgekehrt wählen Sie in der Dropdown-Liste Sortieren nach die gewünschte Option aus: {0} Aufsteigend oder {0} Absteigend.

• Zum Ändern der Anzahl der Dokumente, die auf einer Seite angezeigt werden, wählen Sie in der Dropdown-Liste Elemente pro Seite die gewünschte Anzahl aus. Standardmäßig werden 20 Elemente pro Seite angezeigt.

• Zum Filtern der Dokumente nach Dokumenttyp (z. B. Word- oder PDF-Dokumente) wählen Sie in der Dropdown-Liste Nur Elementtyp anzeigen den gewünschten Typ aus.

Unterordner und zugehörige Objekte

Rechts sehen Sie die Unterordner in diesem Ordner sowie alle Objekte, die der Ordneradministrator diesem Ordner zugeordnet hat.

Hinweis: Sie sehen nur die Ordner und Objekte, für die Sie mindestens über Lesezugriff verfügen.

• Unter Unterordner sehen Sie die Unterordner dieses Ordners.

• Klicken Sie zum Öffnen eines Unterordners auf dessen Namen.

• Wenn Sie einen neuen Unterordner in diesem Ordner erstellen möchten, klicken Sie auf Ordner erstellen. Geben Sie im Dialogfeld "Dokumentenordner erstellen" einen Namen und eine Beschreibung für den Ordner ein, und klicken Sie auf OK.

Hinweis: Unter dem Banner sehen Sie die Hierarchie des gerade angezeigten Ordners (auch als Pfadanzeige bezeichnet). Um schnell zu einem dieser Ordner zu wechseln, klicken Sie auf dessen Namen.

• Unter Ähnliche Communitys sehen Sie Communitys, deren Informationen den Dokumenten in diesem Ordner ähneln. Um eine ähnliche Community anzuzeigen, klicken Sie auf deren Namen. Wenn Sie mindestens über die Berechtigung "Hinzufügen" für die Community verfügen, können Sie dieser beitreten.

• Unter Ähnliche Ordner sehen Sie andere Verzeichnisordner, deren Informationen den Dokumenten in diesem Ordner ähneln. Klicken Sie zum Öffnen eines ähnlichen Ordners auf dessen Namen.

• Unter Ähnliche Portlets sehen Sie Portlets, deren Informationen oder Funktionen den Dokumenten in diesem Ordner ähneln. Klicken Sie zum Öffnen eines ähnlichen Portlets auf dessen Namen. Wenn Sie mindestens über die Berechtigung "Hinzufügen" für das Portlet verfügen, können Sie dieses über die Vorschauseite des Portlets zu einer Ihrer "Meine Seiten" hinzufügen.

• Unter Ähnliche Experten sehen Sie die Benutzer, die mit den Dokumenten in diesem Ordner vertraut sind (z. B. könnte ein Experte eines dieser Dokumente verfasst haben). Klicken Sie zum Anzeigen des Benutzerprofils eines ähnlichen Experten auf den Namen des Benutzers.
  
  Hinweis: Wenn Sie über die Berechtigung "Selbst erklärte Experten" verfügen und noch nicht als Experte aufgeführt werden, klicken Sie auf Meinen Namen hinzufügen, um sich selbst als Experten für das Ordnerthema hinzuzufügen.

• Unter Ähnliche Contentmanager sehen Sie die Benutzer, die die Dokumente in diesem Ordner sowie die dem Ordner zugeordneten Contentquellen und Content-Crawler verwalten. Klicken Sie zum Anzeigen des Benutzerprofils eines ähnlichen Contentmanagers auf den Namen des Benutzers.

• Um die Seite anzuzeigen, auf die sich dieses Hilfethema bezieht, klicken Sie auf Verzeichnis.